Demander un devis de site internet sans cahier des charges, c’est un peu comme demander combien coûte une maison sans préciser le nombre de pièces. Vous recevrez des propositions qui vont du simple au décuple, impossibles à comparer, parce que chaque prestataire aura imaginé un projet différent.
Un cahier des charges n’a pas besoin d’être un document de cinquante pages rédigé en langage technique. Pour une TPE, quatre à huit pages claires suffisent. Son rôle est de décrire ce que vous voulez obtenir, pas comment le prestataire doit le coder.
Je reçois régulièrement des cahiers des charges de clients. Les meilleurs ne sont pas les plus longs, ce sont ceux qui expliquent bien l’entreprise, ses clients et ce qu’elle attend du site. Voici le plan que je recommande.
Présenter l’entreprise et définir les objectifs du site
Le contexte en une page
Présentez votre activité, vos services principaux, votre zone, votre équipe et votre positionnement. Expliquez la situation actuelle : avez-vous déjà un site, que lui reprochez-vous, d’où viennent aujourd’hui vos clients ? Le prestataire doit comprendre votre métier pour faire de bonnes propositions.
Des objectifs concrets et hiérarchisés
« Avoir un beau site moderne » n’est pas un objectif. Formulez ce que le site doit produire. Prenons un cabinet de kinésithérapie à Vienne qui refait son site :
- Objectif principal : permettre aux patients de prendre rendez-vous en ligne sans appeler le secrétariat.
- Objectif secondaire : apparaître dans les recherches locales sur les spécialités du cabinet.
- Objectif complémentaire : présenter chaque praticien pour faciliter le choix des patients.
Classez vos objectifs par ordre d’importance. En cas d’arbitrage budgétaire, le prestataire saura ce qui doit être préservé.
Les cibles du site
Décrivez les personnes qui visiteront le site et ce qu’elles viennent y chercher : patients du quartier, sportifs blessés, médecins prescripteurs. Chaque cible peut nécessiter une page ou un parcours particulier.
Décrire l’arborescence, les fonctions et les contenus
L’arborescence prévue
Listez les pages envisagées, même de façon provisoire : accueil, une page par spécialité, l’équipe, informations pratiques, prise de rendez-vous, contact, mentions légales. Vous pouvez la dessiner comme un arbre sur une feuille. Le prestataire l’ajustera, mais il partira d’une base concrète.
Les fonctions attendues
Distinguez ce qui est indispensable de ce qui serait appréciable. Pour chaque fonction, décrivez l’usage plutôt que la technique.
- Indispensable : réservation des séances sur internet, reliée à l’agenda des praticiens.
- Indispensable : formulaire de contact avec envoi au secrétariat.
- Appréciable : blog de conseils pour publier un article par mois.
- Appréciable : plan d’accès interactif.
Si vous utilisez déjà un logiciel (agenda, caisse, gestion commerciale), nommez-le : la connexion entre le site et cet outil peut changer fortement le devis.
Les contenus : qui fournit quoi
C’est la partie la plus souvent oubliée, et celle qui retarde le plus les projets. Précisez qui rédige les textes, qui fournit les photos, si un photographe est à prévoir, et si les contenus de l’ancien site sont repris. Indiquez aussi si vous souhaitez un accompagnement pour la rédaction optimisée pour le référencement.
Fixer les contraintes, le budget et le planning
Les contraintes graphiques et techniques
Fournissez votre logo, votre charte graphique si elle existe, et deux ou trois sites que vous appréciez en expliquant pourquoi (« la clarté du menu », « les grandes photos »). Mentionnez les contraintes connues : nom de domaine existant, hébergement actuel, accessibilité, langues.
Le budget et le calendrier
Donner une fourchette de budget n’affaiblit pas votre position. Cela permet au prestataire de proposer la solution la plus adaptée à cette enveloppe au lieu de deviner. Indiquez aussi une date de mise en ligne souhaitée et les périodes à éviter (par exemple votre haute saison).
Ce que vous attendez après la mise en ligne
Précisez vos besoins pour la suite : formation à la mise à jour, maintenance, sauvegardes, suivi du référencement. Demandez que ces éléments apparaissent séparément dans le devis.
Les erreurs qui rendent un cahier des charges inutile
- Copier un modèle trouvé en ligne sans l’adapter à votre entreprise.
- Imposer une technologie sans savoir pourquoi, au lieu de décrire le besoin.
- Oublier la question des contenus et découvrir en cours de projet que personne n’a rédigé les textes.
- Ajouter des fonctions en cours de route sans les avoir prévues, ce qui fait glisser délais et budget.
- Ne désigner aucune personne responsable des validations chez vous.
Prévoyez enfin dans le document comment se dérouleront les validations : qui valide les maquettes, en combien d’allers-retours, sous quel délai. Ce détail évite beaucoup de tensions.
Exercice : le premier jet de votre cahier des charges
Ouvrez un document et créez les huit titres suivants : contexte, objectifs, cibles, arborescence, fonctions, contenus, contraintes, budget et planning. Remplissez chaque partie en quelques lignes, sans chercher la perfection.
- Pour les objectifs, écrivez au moins un objectif principal mesurable.
- Pour l’arborescence, listez toutes les pages en une colonne.
- Pour les fonctions, séparez « indispensable » et « appréciable ».
- Pour les contenus, écrivez à côté de chaque page qui fournit le texte et les photos.
Faites relire ce premier jet par un collègue ou un associé, puis envoyez-le au même moment aux prestataires que vous consultez. Vous pourrez comparer les réponses sur une base commune.
Un document court qui sécurise tout le projet
Un bon cahier des charges décrit votre entreprise, vos objectifs, vos cibles, les pages, les fonctions et les contenus attendus, ainsi que vos contraintes, votre budget et votre calendrier. Il ne dicte pas la technique, il clarifie le besoin. C’est la meilleure façon d’obtenir des devis comparables et un site qui correspond vraiment à ce que vous attendiez.