Préparer une intervention prend du temps : il faut structurer, trouver des exemples parlants, prévoir des exercices, anticiper les questions. Que vous animiez une réunion d’équipe, une présentation client ou un module devant une classe de BTS, la préparation représente souvent plusieurs fois la durée de l’intervention.
J’utilise l’IA pour préparer mes propres interventions en école et en entreprise. Elle ne connaît pas mon public ni mon expérience, mais elle m’aide énormément à passer d’une idée floue à un déroulé précis, et à varier les exercices.
Voici une méthode en cinq étapes, applicable à une formation d’une heure comme à une journée.
Fixer le public et les objectifs avant de demander un plan
Si vous demandez « fais-moi un plan de formation sur la négociation », vous obtiendrez un sommaire de manuel. Commencez par décrire votre public et ce qu’il doit savoir faire à la fin.
« Je prépare une intervention de trois heures pour une classe de première année de BTS NDRC, vingt-quatre étudiants, la plupart en alternance dans la vente en magasin ou le commerce B2B. Ils ont des bases en communication mais n’ont jamais mené une vraie négociation. À la fin, ils doivent savoir préparer une marge de négociation, faire face à un client qui réclame un rabais, puis conclure sur un accord écrit. Aide-moi d’abord à reformuler ces objectifs en trois phrases qui commencent par un verbe d’action. »
Des objectifs précis guident tout le reste : le plan, les exemples, l’évaluation. Ils servent aussi à présenter l’intervention au début de la séance.
Construire un déroulé minuté et équilibré
Une fois les objectifs validés, demandez un déroulé plutôt qu’un plan. La différence est importante : un déroulé indique le temps, l’activité et le rôle de chacun.
« Propose un déroulé de trois heures avec une pause. Alterne apports courts de quinze minutes maximum, exercices en binôme et mise en commun. Pour chaque séquence, indique la durée, l’activité, ce que font les étudiants et le matériel nécessaire. »
Relisez le résultat avec un œil critique. L’IA a tendance à surcharger : six notions en trois heures, c’est trop. Supprimez sans hésiter et gardez deux ou trois idées fortes. Vérifiez aussi que la partie pratique représente une bonne moitié de la séance, sinon le public décroche.
Trouver des exemples et des cas pratiques qui parlent au public
Sur cette étape, l’assistant se montre particulièrement rapide. Elle peut proposer plusieurs cas adaptés à un secteur précis, que vous choisirez et enrichirez avec votre expérience.
- « Propose quatre situations de négociation réalistes pour des étudiants en alternance : un magasin de bricolage, un grossiste alimentaire, une agence de communication, un concessionnaire. »
- « Pour la situation du grossiste, rédige la fiche de l’acheteur et celle du vendeur, avec des informations que l’autre ne connaît pas. »
- « Ajoute un rebondissement à mi-parcours, par exemple une demande de délai de paiement. »
Ajoutez toujours une touche vécue. Pour une équipe commerciale d’une PME de l’Isère, je remplace les situations génériques par des cas proches de leurs vrais clients, préparés à partir de l’entretien de diagnostic. L’IA fournit la trame, le réalisme vient de vous.
Créer un quiz et une évaluation en quelques minutes
Un quiz court en fin de séance permet de vérifier la compréhension et de fixer les notions. L’IA est très efficace pour en produire, à condition de cadrer la demande.
« À partir de ce déroulé, rédige un quiz de huit questions : cinq questions à choix multiples avec une seule bonne réponse, deux questions vrai ou faux, une question ouverte de mise en situation. Indique la bonne réponse et une explication d’une phrase pour chacune. Évite les pièges sur des détails de vocabulaire. »
Vérifiez chaque réponse. Il arrive que l’outil propose deux bonnes réponses possibles ou une explication approximative. Testez le quiz sur un collègue si vous le pouvez.
Préparer aussi des supports simples
Demandez une trame de diaporama en dix diapositives maximum, avec un titre et trois idées courtes par diapositive. Vous la mettrez ensuite en forme dans votre outil habituel. Moins il y a de texte à l’écran, plus le public vous écoute.
Répéter l’intervention avec l’assistant comme public
Avant le jour J, utilisez l’IA comme un participant exigeant.
- « Voici mon introduction, lis-la comme un étudiant de dix-neuf ans peu motivé. Qu’est-ce qui te ferait décrocher ? »
- « Quelles questions difficiles un responsable commercial pourrait-il me poser à la fin de cette présentation ? »
- « Mon explication de la marge de négociation est-elle claire ? Propose une analogie plus simple. »
Cette répétition révèle les passages trop longs et les notions mal expliquées. Elle vous prépare aussi aux questions qui déstabilisent.
Les pièges d’une formation préparée trop vite
- Reprendre le déroulé tel quel, sans l’adapter au niveau réel du groupe.
- Laisser des exemples génériques sans lien avec le métier des participants.
- Présenter comme sûres des informations que vous n’avez pas vérifiées.
- Oublier le temps des consignes, des déplacements et des questions, qui représente souvent un quart de la séance.
Exercice : une séquence de quarante-cinq minutes prête à animer
Choisissez un sujet que vous maîtrisez et un public réel : votre équipe, une classe, des clients.
- Rédigez trois objectifs avec l’aide de l’assistant.
- Demandez un déroulé minuté de quarante-cinq minutes et réduisez-le à deux notions.
- Générez deux cas pratiques et enrichissez-en un avec une situation vécue.
- Créez un quiz de cinq questions et vérifiez chaque réponse.
- Faites relire votre introduction par l’assistant dans le rôle d’un participant sceptique.
Animez cette séquence, puis notez ce qui a fonctionné. Ce retour améliorera votre prochain prompt.
Votre expertise au centre, l’IA en appui
L’IA accélère la préparation : objectifs, déroulé, cas pratiques, quiz et répétition. Elle ne remplace ni votre connaissance du public ni votre expérience de terrain, qui rendent une intervention vivante. Cadrez chaque demande, coupez ce qui surcharge, vérifiez les contenus et ajoutez vos histoires. Votre public retiendra ce que vous lui aurez fait pratiquer.